O processo de compra de equipamentos de informática via SI ocorre de duas formas:

Verificar se o equipamento se encontra em alguma das atas de registro de preços das quais o IME faz parte. Daí é só o caso de dizer de onde vem a verba e realizar o empenho.

Pode acontecer de estarmos numa situação onde o bem demandado não possuir correspondente no registro de preços. Nesse caso, os bens se dividem em duas categorias: bens “comuns” e bens “personalíssimos”.

Um bem comum é um equipamento cuja contratação pode ser aproveitada por outras pessoas do IME e que deveria estar num registro de preços, mas, naquele momento, não está. Nesse caso:

1. Cadastrar seu pedido no sistema de pedidos, especificando a origem da verba;
2. Preencher o formulário de ETP;
3. Preencher o formulário de Análise de Risco;
4. A SI montará o Termo de Referência de acordo com o que estiver no ETP e na descrição do pedido;
5. Os três documentos deverão ser assinados pela pessoa demandante via USP Assina;
6. Findos os passos, o pedido vai para o setor de compras / licitação dar prosseguimento.

Um bem é personalíssimo caso se tratar de um modelo cuja descrição não possa ser realizada de maneira genérica e aproveitada por outras pessoas do IME. Por exemplo, preciso de um computador da Apple com o processador M5 e não pode, de jeito nenhum, ser algo diferente disso.

Nesse caso a própria pessoa deverá realizar o cadastro da demanda no Sistema Administrativo, tornando-se responsável de fato pela demanda do bem personalíssimo. Além disso, deverá abrir um chamado para a SI apoiar na elaboração do descritivo técnico. A SI não elaborará o ETP nem a análise de riscos, pois se trata de um equipamento de natureza personalíssima.

É possível especificar a marca e o modelo na descrição, mas não há garantia de que o objeto licitado será de marca e modelo especificados. Também é possível dizer quais os requisitos mais importantes para a SI preparar o termo de referência. Deve-se informar a origem da verba: projeto (número, nome), departamento ou o instituto.

Os pedidos de compra são enviados pela SI ao Setor de Compras entre os dias 1º e 10 de cada mês conforme norma (OF.CIRC. ATAAD/0001/2006, de 29/05/2006). A inclusão depende de fatores como complexidade do pedido ou volume de atividades.

Atentar para as datas de início e encerramento do período de compras a cada ano.