Nós possuíamos um servidor de arquivos na rede IME que atendia às seções administrativas e alguns grupos de trabalho. O mesmo foi conhecido pelas pessoas por vários nomes ao longo dos anos, conforme ia ganhando novas implementações. De 2008 para cá: homeserver, calculon, donbot e samba.

Em março de 2020, completamos a migração de todo o conteúdo para o Google Drive, que já estava sendo planejada e foi finalmente completada com a necessidade de ampliar a capacidade de teletrabalho de nossos funcionários.

Algumas seções ainda utilizavam ativamente esses arquivos no servidor do IME, outras já haviam sido migradas para essa solução do Google Drive de equipe, outras já haviam voluntariamente criado seu próprio Google Drive de equipe na ocasião da implantação do GSuite no IME e outras nunca antes haviam se utilizado dessa ferramenta.

Os arquivos que estavam no servidor do IME foram movidos para o Google Drive em pastas chamadas z-nomedaseção“ para facilitar a diferenciação do serviço e organização da SI. Os arquivos são acessíveis a partir do site do Google Drive - http://drive.google.com - logando com usuário@ime.usp.br e senha única da USP. Na página, à esquerda, em Drives Compartilhados aparecerão todas as pastas que o seu usuário tem acesso.

Também é possível usar aplicativos, como o Google Drive do celular, para acessar o conteúdo, as credenciais são as mesmas do acesso via navegador.

Os arquivos no Google Drive possuem backup automatizado e versionamento. Isso significa que o backup não é mais feito apenas no final do dia, mas imediatamente após alterações feitas no arquivo. São mantidas até 100 versões ou 30 dias de uma mesma versão.

Toda criação, remoção ou alteração de arquivo é mantida num histórico por um determinado tempo, facilitando saber quem estava mexendo com o arquivo ou encontrar possíveis remoções acidentais.

É possível compartilhar alguns arquivos individualmente com pessoas que não tenham acesso àquele compartilhamento, limitanto-se opções de escrita se necessário. Apenas pedimos cuidado pois na ocasião de compartilhar por “link” ao invés de liberar acesso de uma pessoa, já que o link pode ser retransmitido para pessoas não autorizadas ou descoberto por robôs na Internet. É possível remover o acesso a qualquer momento posteriormente.

Documentos que estejam no Google Drive podem ser facilmente editados coletivamente em tempo real com a suite de aplicativos Google Docs, direto no navegador. Ajuda a fazer edições e é possível que mais de uma pessoa edite o arquivo ao mesmo tempo, inclusive vendo o que a outra pessoa está editando. É compatível com documentos do Microsoft Office, porém o próprio Office apresenta algumas incorreções de uma versão para a outra. A sugestão da SI é que os documentos de seção que ainda estão no formato do Office sejam aos poucos convertidos dos formatos proprietários do microsoft para formatos abertos, algo importante nestes tempos para que os funcionários possam realizar seu teletrabalho sem incompatibilidades causadas pelo código fechado. Formatos abertos “Open Document” são facilmente entendidos por aplicativos gratuitos como LibreOffice e são melhor interpretados pelo Google Docs, facilitando a edição dos documentos pelas pessoas que estão em trabalho remoto.

Qualquer pessoa com e-mail @ime.usp.br ou @usp.br pode criar seu próprio Drive Compartilhado e adicionar administradores e colaboradores conforme desejar, desde que essas pessoas tenham e-mail @ime.usp.br ou @usp.br . Essa migração descrita acima foi realizada para migrar os arquivos que ficavam sob cuidados da SI em servidores no IME, entretanto desde a adoção do GSuite USP, qualquer pessoa da USP pode criar o próprio grupo.

Caso deseje auxílio da SI para criar ou administrar um Drive de Grupo, entre em contato com admin@ime.usp.br