Segundo a Lei Nº 14.133/2021, as contratações públicas devem observar diversos trâmites. No contexto deste artigo, vamos nos ater à fase preparatória da contratação, que se divide em:
Todo ano, é realizado o planejamento para o próximo ano por meio do cadastro de demandas (DFDs) no sistema compras.gov.br. Tais demandas formam o Plano de Contratações Anual (PCA). As demandas devem ser cadastradas no sistema compras.gov.br até maio, com janelas para ajustes em novembro, e no início de janeiro do ano de execução do PCA.
Corolário: todas as demandas que não foram mapeadas serão tratadas somente no próximo ano.
Uma vez presente no PCA, para dar sequência à contratação, é necessário elaborar os outros três documentos presentes na fase preparatória e cadastrá-los no Sistema Administrativo.
O processo de compra de equipamentos de informática via SI ocorre de duas formas:
Verificar se o equipamento se encontra em alguma das atas de registro de preços das quais o IME faz parte. Daí é só o caso de dizer de onde vem a verba que solicitamos para a equipe de compras realizar o empenho.
IMPORTANTE: o quantitativo das atas de registro de preços é determinado pelo PCA.
Pode acontecer de estarmos numa situação onde o bem demandado não possuir correspondente no registro de preços.
Caso seja necessário realizar uma compra que não esteja no PCA, é necessário apresentar justificativa para a Divisão Financeira. Também é a Divisão Financeira que libera acesso ao sistema para cadastro de DFDs no PCA.
Estando a compra no PCA, a SI auxilia na compra de forma diferente dependendo dos bens a serem adquiridos, que se dividem em duas categorias: bens “comuns” e bens “personalíssimos”:
Um bem comum é um equipamento cuja contratação pode ser aproveitada por outras pessoas do IME e que tipicamente deveria estar num registro de preços, mas naquele momento não está.
Exemplo: em 2025 várias pessoas demandaram, de forma independente, a aquisição de tablets, daí a administração percebeu que os equipamentos eram parecidos e, em 2026, montou uma contratação “geral” de tablets.
Algumas vantagens da generalidade são: ganho de escala e a possibilidade de produzir uma ata de registro de preços.
A vantagem principal é que a SI é quem vai cuidar dos trâmites no Sistema Administrativo, em especial, nós levantaremos um modelo que atenda todo mundo quando da realização do Estudo Técnico Preliminar. Nesse caso, basta que a demanda faça parte do PCA. E assim, havendo a demanda no PCA e agora tendo um registro de preços ativo, a compra se dará pela forma recomendada.
Um bem é personalíssimo quando sua descrição não puder ser realizada de maneira genérica e aproveitada por outras pessoas do IME. Por exemplo, preciso de um computador da Apple com o processador M5 e não pode, de jeito nenhum, ser algo diferente disso.
Como não há generalidade, a SI não sabe dizer qual é a necessidade da contratação, bem como não sabe analisar o risco de a contratação malograr. Nesse caso, a própria pessoa terá de elaborar e cadastrar os documentos no Sistema Administrativo tornando-se responsável de fato pelo processo.
A SI pode apoiar na elaboração do descritivo técnico e na análise das propostas. Para ter nosso apoio, basta abrir um chamado dizendo o que se deseja comprar, informando quais os requisitos mais importantes.
É possível especificar a marca e o modelo na descrição, mas não há garantia de que o objeto licitado será de marca e modelo especificados.